В
предыдущем
выпуске
говорилось
о
том,
как
написать
письмо-жалобу.
Сегодня
речь
пойдет
о
том,
какие
фразы
можно
использовать
в
письме
или
факсе,
чтобы
смягчить
или
полностью
уладить
конфликт.
До
того,
как
начать
писать
ответ,
нужно
собрать
всю
документацию
от
организаций
или
частных
лиц,
которая
имеет
отношение
к
проблеме
и
может
помочь
в
разрешении
разногласий
с
клиентом.
По
структуре
начало
ответа
будет
таким
же,
как и
сама
жалоба:
адресат,
обращение,
ссылка
на
письмо-жалобу,
изложение
проблемы.
Далее
следует
написать,
что
было
предпринято,
что
прояснилось
в
ходе
проверки,
и
объяснить
причину
случившегося.
Если
вина
лежит
на
компании,
следует
принести
извинения.
Наконец,
сообщить,
каким
образом
планируется
решить
проблему.
1
Адресат
(имя
-
если
известно,
должность,
название
компании,
отдел
-
если
имя
неизвестно,
улица,
город,
страна,
почтовый
код) |
Name
of
Contact
Person
Title,
if
available
Company
Name
Consumer
Complaint
Division
Street
Address
City,
State,
Zip
Code
|
2
Обращение |
Dear:
|
3
Ссылка
на
письмо-жалобу |
Re:
(number
+
date)
|
4
Изложение
проблемы |
Thank
you
for
the
letter
regarding... |
5
Что
предпринято,
что
прояснилось,
и
объяснить
причину |
There
was a
technical/administrative
error
on
our
part...
We
have
checked
the
documentation
and
found
that
... |
|
6
Извиниться,
если
вина
лежит
на
компании
|
Please
accept
our
apologies
for
any
inconvenience.
|
7
Как
будет
решена
проблема |
We
are
ready
to
send
a new...
and
reimburse
all
the
expenses
(жалоба
удовлетворяется).
Unfortunately/Regretfully,
due
to...
we
are
unable
to
send...
and
reimburse
the
expenses
(жалоба
не
удовлетворяется
по
объективным
причинам). |
8
Контактная
информация
(имя,
адрес,
номер
телефона,
электронная
почта) |
Please
contact
me
at
the
above
address
or by
phone
at (home
and/or
office
numbers
with
area
code).
|
9
Подпись |
Sincerely,
Your
name
Enclosure(s)
cc:
(reference
to
whom
you
are
sending
a
copy
of
this
letter,
if
anyone)
|
Практика.
Если
вы
выполнили
задание
предыдущего
выпуска
и
составили
жалобу
на
некачественный
товар,
напишите
ответ
на
нее.