Деловое письмо на английском языке

Памятки и записки - Факс - Электронное сообщение - Письмо - Образец письма - Письмо - жалоба - Ответ на письмо - жалобу - Резюме - Повестка дня - Отчёт и протокол - Контракт - Полезные фразы

Значение письма в современных деловых отношениях трудно переоценить, поэтому навык подготовки краткого, содержательного, грамотно и красиво оформленного делового письма всегда относится к одному из важных.

Структура делового письма на английском языке

1. Координаты отправителя письма

   Если вы пишете на чистом листе бумаги, а не на бланке организации, то составление письма начинается с вашего обратного адреса (return address), который пишется в правом верхнем углу страницы. При этом соблюдается обратный по сравнению с русским порядок написания:

• отправитель

• номер дома

• улица

• город

• почтовый индекс

• страна

Если вы хотите получить ответ на свое письмо, то соблюдайте указанную последовательность и точно указывайте свои координаты. В случае, когда письмо печатается на бланке организации, то адрес, как и другие реквизиты бывают уже указаны.

2. Дата составления письма

Под адресом, также справа, указывается дата (date) подготовки письма. Имеются различия в британском и в американском варианте написания даты, а именно:

в британском варианте  сначала указывается число, потом месяц и год, например, 7th January 1995, которое сокращается иногда до 7 Jan’ 95. Другие месяцы также могут иметь сокращенные формы, например,    Feb Mar  Apr  May  Jun  July  Aug  Sept  Oct  Nov  Dec. В цифрах это выглядит как 7/1/95.

В американском варианте сначала указывается месяц, потом число и год, например, та  же  дата будет написана следующим образом -  January 7, 1995, а в цифрах 1.7.95. Можно использовать любой вариант, но все же хотелось бы посоветовать писать месяц не цифрами, а буквами.

3. Координаты получателя письма

Далее в письме слева пишутся имя, должность получателя (addressee) и адрес компании или организации, в которую вы обращаетесь,  адрес указывается также в обратном порядке (см.п.1).

4-5. Ссылка на предыдущую переписку и тема письма

Ниже следует указать и подчеркнуть ссылку (reference), если вы отвечаете на письмо, и предмет (subject), о котором пойдет речь в письме. Здесь указывается самая суть, чтобы читающий смог понять по нескольким словам главное, с чем к нему обращаются.

6. Приветствие

Приветствие (salutation) также содержит  ряд тонкостей. Неправильное обращение может сыграть плохую шутку, а может невольно обидеть человека, поэтому лучше подумать, прежде чем написать так называемый «титул» (title). Здесь существуют правила, которые нужно запомнить сразу:

• если вы пишете в компанию или организацию в целом, а не конкретному человеку, то обращаетесь  «Уважаемые господа» - Dear Sirs

• если вы пишете человеку, который занимает определенную должность, но не знаете его или ее  фамилию, то обращаетесь  «Уважаемый сэр/мадам» - Dear Sir/Madam

• если вы знаете фамилию адресата, то обращаетесь «Уважаемый господин/госпожа Тетбари» - Dear Mr/Mrs. Tetbury. Обратите внимание, что фамилию нужно указывать обязательно. Нельзя написать  Mr. Mrs. без фамилии. Кроме того, встречается обращение к незамужней женщине Miss или к женщине, чье семейное положение Вам неизвестно, Ms., но фамилия все равно должна быть указана

• если вы хорошо знакомы с человеком, находитесь с ним/ней в приятельских отношениях и при личной встрече обращаетесь друг к другу по имени, то такое же обращение допускается и в письме, например, Dear Elton. Только следует иметь в виду, что в деловом письме, затрагивающем принципиально служебные вопросы, всё-таки лучше сохранять официальный стиль и писать Dear Mr. Simpson/Dear colleague

• если в визитной карточке партнёра рядом с фамилией написаны какие-нибудь научные или иные титулы, например, Dr/Professor, значит, они должны стоять перед фамилией

7. Основное содержание

Суть проблемы (problem) или основное содержание письма находятся визуально в середине письма.

8. Заключительная часть

Заключительная часть (closing) может содержать такие стандартные фразы как «Благодарю Вас за сотрудничество» Thank you for your cooperation,  «Жду ответа от Вас» Looking forward to hearing from you.

9. Конец письма

Конец письма  может включать фразы  «Искренне Ваш/Ваша» Yours sincerely, если Вы знаете фамилию адресата и «С совершенным почтением» Yours faithfully, если фамилия адресата Вам неизвестна. Письмо можно также закончить фразой «С наилучшими пожеланиями» With best wishes. 

10. Подпись отправителя

11. Должность отправителя

12. Приложения к письму (если есть)

В законченном виде структура письмо выглядит следующим образом.

*         Обратный адрес отправителя - address

*         Дата подготовки письма - date

*         Адрес получателя - addressee

*         Ссылка - reference (Ref)

*         Тема – regarding (Re)/ subject

*         Приветствие - salutation

*         Суть проблемы - problem

*         Заключительная часть – closing

*         Конец письма - ending

*         Подпись - signature

*         Должность отправителя - position

*         Приложения – enclosure (Enc)

Образец письма

Памятки и записки - Факс - Электронное сообщение - Письмо - Образец письма - Письмо - жалоба - Ответ на письмо - жалобу - Резюме - Повестка дня - Отчёт и протокол - Контракт - Полезные фразы